EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS)

Executive Information System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

EIS mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.

Komponen

Komponen dari sebuah EIS dapat tergolong seperti:

Perangkat keras (Hardware)

Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen:

1.      Input data – masukkan alat. Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika;

2.      unit pusat proses(CPU), karena ini mengontrol komponen mesin komputer yang lain;

3.      file penyimpanan Data. Eksekutif dapat mempergunakan ini terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah;

4.      output device, sediakan yang satu rekaman visual atau permanen untuk eksekutif menyimpan atau membaca. Alat ini meyerahkan ke visual output device atau printer. Sebagai tambahan, dengan kedatangan dari daerah jaringan local (LAN), beberapa produk EIS untuk terhubung jaringan stasiun-kerja jadi siap. Sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer tidak begitu mahal. Mereka juga meningkat akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.

Perangkat lunak (Software)

Memilih sesuai perangkat lunak penting untuk mendisain satu `EIS` yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar diperlukan untuk suatu `EIS` meliputi empat komponen:

·         Teks mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks mungkin mendokumentasikan;

·         Database. Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer buka akses eksekutif pertolongan keduanya internal dan eksternal data;

·         Dasar grafis. Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visuil untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, sebar diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (yaitu., bagan balok);

·         Dasar model. `EIS` memodelkan mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.

Pengguna Interface

`EIS` membutuhkan efisiensi untuk mendapatkan kembali data relevan untuk pembuat keputusan, sehingga interface pemakai adalah sangat penting. Beberapa jenis pertemuan dapat tersedia di struktur `EIS`, seperti laporan terjadwal, soal atau jawab, pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami, dan input atau output. Kalau eksekutif tidak nyaman dengan keterangan bertanya atau menjawab corak mode, `EIS` sepenuhnya dimanfaatkan. Alat penghubung ideal untuk satu `EIS` akan sederhana untuk mempergunakan dan sangat tinggi lentur, menyediakan kinerja konsisten, mencerminkan eksekutif dunia, dan mengandung keterangan pertolongan.

Telekomunikasi

Sebagai desentralisas sedang menjadi kecenderungan saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan bermain satu peran sangat penting di dalam terhubung jaringan sistem informasi. Mengirimkan data dari satu tempat ke tempat lain. Sebagai tambahan, telekomunikasi di daklam suatu EIS dapat mempercepat kebutuhan akan akses ke distribusi data.

Aplikasi

`EIS` perbolehkan eksekutif untuk menemukan suatu data sesuai dengan kriteria didefinisikan pengguna dan meningkatkan keterangan mendasari pengertian yang mendalam dan pemahaman. Tidak sama dengan satu presentasi management information sistem tradisional, `EIS` dapat mencirikan di antara penting dan jarang data terpakai, dan jejaki aktivitas berbeda kritis kunci untuk eksekutif, keduanya yang sangat menolong di dalam mengevaluasi kalau perusahaan sedang menjumpai obyektif perusahaannya. Setelah menyadari keuntungannya, orang-orang telah menerapkan `EIS` pada beberapa area, terutama, di pabrikasi, pemasaran, dan biayai area.

Pabrikasi

Pada dasarnya, memproduksi menjadi perubahan bentuk bahan baku ke dalam barang jadi yang akan dijual, atau proses intermediate menyertakan produksi atau penyelesaian semi-manufactures. Membuat kontrol operasional fokuskan pada operasi sehari-hari, dan ide pusat dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi. EIS menyediakan evaluasi dari Vendor dan pembeli, evaluasi dari membeli materi dan bagian, dan analisa dengan area pembelian kritis. Oleh sebab itu, eksekutif dapat mengatur dan menelaah operasi pembelian secara efektif dengan EIS. Sebagai tambahan, karena perencanaan produksi dan kontrol menyesuaikan dengan berat pada datanya pabrik berlandaskan dan komunikasinya dengan sepenuh membuat pekerjaan pusat, EIS juga menyediakan satu pendekatan untuk meningkatkan perencanaan produksi dan kontrol.

Pemasaran

Pada satu organisasi, peran eksekutif pemasaran adalah untuk menciptakan masa depan. Bea utama mereka sedang mengatur sumber daya pemasaran tersedia untuk menciptakan satu lebih perdagangan berjangka efektif. Untuk ini, mereka memerlukan pertimbangan perbuatan sekitar risiko dan ketidak-pastian dari satu proyek dan dampaknya pada perusahaan pada jangka pendek dan jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran EIS menyediakan satu pendekatan ke peramalan penjualan, yang yang dapat mengijinkan eksekutif pasar untuk membandingkan penjualan ramalan dengan penjualan masa lalu. EIS juga menawarkan satu pendekatan ke harga produk, yaitu ditemukan di analisa proyek. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi harga sebagai terkait ke kompetisi seiring dengan hubungan dari mutu produk dengan harga tertagih. Secara ringkas, Paket software EIS memperbolehkan eksekutif pemasaran untuk memanipulasi data dengan mencari kecenderungan, melaksanakan audit dari data penjualan, dan penjumlahan penghitung, rata-rata, perubahan, perbedaan, atau rasio. Semua fungsi analisa penjualan ini eksekutif pemasaran pertolongan untuk membuat keputusan terakhir.

Keuangan

Satu analisa keuangan adalah salah satu tahapan paling penting dalam perusahaan. Eksekutif perlu mempergunakan rasio keuangan dan analisa arus kas untuk menaksir kecenderungan dan mengambil keuntungan keputusan investasi. Satu EIS adalah satu tanggung jawab mengorientasi pendekatan dan perencanaan yang terintegrasi atau penganggaran dengan kontrol dari laporan kinerja. Pada dasarnya, EIS difokuskan pada tanggung-jawab pada kinerja keuangan, mengenai kepentingan dari standar biaya, dan penganggaran pada berkembangnya mutu dari keterangan yang tersedia bagi seluruh level eksekutif. EIS memperbolehkan eksekutif untuk memfokuskan lebih jangka panjang, yang berarti eksekutif bukan saja dapat mengatur satu aliran cukup untuk memelihara operasi arus namun dapat membayangkan bagaimana caranya memperluas operasi yang direncanakan pada tahun yang datang.

Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan

· Mudah bagi eksekutif taraf bagian atas untuk pergunakan, pengalaman komputer luas bukan diperlukan di operasi

· Sediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan

· Keterangan yang disediakan makin baik mengerti

· Saring data untuk manajemen

· Tingkatkan untuk menjejaki keterangan

· Tawarkan efisiensi untuk pembuat keputusan

Kerugian

· Fungsi adalah terbatas, tidak dapat melaksanakan hitungan kompleks

· Susah untuk mengukur bermanfaat bagi dan untuk membenarkan implementasi dari satu EIS

· Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat keterangan

· Sistem mungkin menjadi alon-alon, besar, dan susah untuk mengatur

· Sulit ke data arus biaya hidup

· Bolehkan memimpin ke kurang data yang dapat dipercaya dan tidak kuat

· Perusahaan kecil mungkin menghadapi biaya berlebihan untuk implementasi

Kecenderungan masa depan

Karena memanfaatkan aplikasi perangkat lunak yang sudah ada, eksekutif juga akan menghilangkan kebutuhan untuk mempelajari satu bahasa baru atau istimewa untuk EIS. Sistem informasi eksekutif masa depan, tidak hanya menyediakan satu sistem dukungan eksekutif senior. Sistem informasi ini akan menjadi berbeda karena akibat integrasi aplikasi baru yang potensial dan teknologi ke dalam sistem, seperti menggabungkan kecerdasan buatan, kecerdasan buatan dan integrasi multimedia karakteristik dan ISDN teknologi ke dalam satu EIS.

Kesimpulan

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) adalah suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan. Sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.        

Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya knerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.           

Konsep dasar tersebut terbagi atas 3 hal, yaitu :

·         Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor)  
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.

·         Management By Exception (MBE)   
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.

·         Model Mental            
Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.  
Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

Kebanyakan EIS menunjukkan:

·         Sesuaikan dengan pemakai eksekutif perorangan

·         Mengekstraksi, menyaring, meringkas dan menangkap data yang penting

·         Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada di bawah data yang teringkas)

·         Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas

·         Bersifat user-friendly dang menggunakannya hanya dibutuhkan ketrampilan yang sedikit tanpa pelatihan

·         Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara)

·         Menampilkan informasi grafik, tabuler dan/atau tekstual

Sedangkan Sistem Penunjang Eksekutif (ESS) biasanya mengacu pada sistem yang memiliki set kemampuan yang lebih dari EIS. EIS mempunyai konotasi yang memberikan informasi, sedangkan istilah ESS berkonotasi memberikan kemampuan dukungan yang lain selain memberikn informasi.

Selain kemampuan yang ada pada EIS, dalam ESS mempunyai kemampuan tambahan diantaranya:

·         Memberikan dukungan kepada komunikasi elektronik (mis:Email, computer conferencing, dan word proccesing)

·         Mempunyai kemampuan analisa data

·         Mempunyai alat pengorganisasian

Kemampuan tambahan tersebut biasanya berada sebagai pilihan atau option pada menu utama.
EIS timbul akibat adanya kegagalan dalam memberikan dukungan komputer terhadap eksekutif.

Hal tsb disebabkan antara lain:

·         Para eksekutif yang tidak mengikuti perkembangan komputer, sehingga kesulitan dalam menggunakan komputer.

·         Senior eksekutif yang mempunyai waktu yang padat, sehigga tidak mau menggunakan sistem yang memerlukan pelatihan terlebih dahulu.

·         Kesulitan dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih responsif dari pada manusia atau personel staffnya.

Dari beberapa hal tersebut di atas, maka EIS sebaiknya:

·         Dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior

·         Harus dibuat/dikembangkan oleh personil yang mempunyai ketrampilan bisnis maupun teknis

·         Harus mudah digunakan, sehingga bisa dianggap bersifat intuitif (mudah dimengerti)

Pengembangan EIS dapat terjadi akibat:

Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan diluar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan (bahan mentah, dll), persaingan yang meningkat serta semakin ketatnya peraturan pemerintah.

Tekanan internal meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan sistem pelaporan yang lebih efisien.

Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS :

sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan

Sponsor Operasi.        
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan

Staf jasa informasi yang sesuai harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

Teknologi Informasi yang sesuai.      
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

Manajemen data         
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis

Manajemen atas penolakan organisasi           
Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

Manajemen atas penyebaran dan evolusi system jika manajer tingakat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali .